市川学園同窓会 情報管理規程　

（目的）
第１条　この規程は市川学園同窓会（以下「本会」という）会則第７条に基づき、会員情報の管理、運営に必要な事項について定めるものとし、個人情報保護の観点から会員情報を適正に取り扱うことを目的とする。

（会員情報の定義）
第２条　この規程の対象となる会員情報は、本会事務局が管理する会員及び特別会員並びに役員（以下「会員等」という。）の氏名、住所、電話番号、卒業年度、勤務先等が記載または記録されたものとする。

（会員情報の利用目的）
第３条　会員情報は、本会会則第３条の事業に利用することを目的とする。

（会員情報の目的外利用の禁止）
第４条　目的外の利用及び第三者への提供を行ってはならない。ただし、法令等に基づく場合はこの限りではない。

（情報管理責任者）
第５条　情報管理責任者は事務局長とする。
　　２　情報管理責任者は、この規程を事務局内に周知徹底するものとする。
　　３　情報管理責任者は、作業等を円滑に行うため、情報取扱責任者及び情報取扱担当者を指名するものとする。
　　４　情報管理責任者は、新たに事務局役職員となった者に、この規程の教育及び研修を行うものとする。

（情報取扱責任者、情報取扱担当者）
第６条　情報取扱責任者は、情報取扱担当者を統括する。
　　２　情報取扱担当者は、情報取扱責任者の指示により会員情報の追加、修正または削除を行う。

（最新情報の確保）
第７条 事務局は、会員情報を正確かつ最新内容に保持するように努めなければならない。

（会員名簿の開示請求）
第８条　会員等は、所定の「同窓会名簿提供申請書」を事務局に提出のうえ、氏名、住所、電話番号、卒業年度が記載された会員名簿（以下「名簿」という）の開示請求をすることができる。
　　２　事務局は、名簿の開示請求依頼者に対して、開示にかかる経費を請求することができる。
　　３　事務局は、「同窓会名簿提供申請書」を保管、管理する。

（名簿の電子データによる送信の禁止）
第９条　名簿は、電子データにより送信してはならない。

（会員情報の安全管理）
第１０条　会員情報を記載した書類及び保存した記録媒体は、施錠した保管場所等に保管しなければならない。
　　２　事務局役職員は、不在の際は机上に会員情報を放置してはならず、かつパーソナルコンピュータ等の情報機器のディスプレー上に会員情報を表示したままにしてはならない。
　　３　情報管理責任者は、会員情報が保管されているシステムに外部からアクセスできないように対策を講じなければならない。
　　４　事務局を退職した者は、保管している会員情報等を情報管理責任者に引き渡さなければならない。

（会員情報の廃棄）
第１１条　会員情報を記録した書類等を廃棄する場合は、シュレッダーにより処理するものとする。
　　２　会員情報を記載した書類が多量の場合は、一般廃棄物と区別し、特定の処理業者に廃棄処分を委託し、その廃棄証明を得なければならない。
　　３　会員情報を保存した記録媒体を廃棄する場合は、再生不能にして処分するものとする。

（報告義務）
第１２条　会員情報が不正に利用された場合は、事務局担当者は遅滞なく情報管理責任者に報告し、その指示を仰ぐものとする。

（監査）
第１３条　監事は、会員情報の管理が適正に行なわれているかどうかを監査するものとする。
　　２　監査は年１回以上行うものとする。
　　３　情報管理責任者は、監査の結果を事務局内に周知し、改善策等を図るものとする。

（改定）
第１４条　この規程は幹事会の議決をもって改定することができる。

　附則
この規程は平成１９年５月１９日制定
この規程は平成２５年４月２０日改定