市川学園同窓会会員名簿管理規程　

（目的）
第１条　この規程は市川学園同窓会（以下「本会」という）会則第７条に基づき、会員名簿（以下「名簿」という）の管理、運営に必要な事項について定めるものとし、個人情報保護の観点から名簿を適正に取り扱うことを目的とする。

（名簿の定義）
第２条　この規程の対象となる名簿は、本会事務局が管理する会員及び特別会員並びに役員（以下「会員等」という。）の氏名、住所、電話番号、卒業年度等が記載されたものとする。

（名簿の利用目的）
第３条　名簿は、本会会則第３条の事業に利用することを目的とする。

（名簿の目的外利用の禁止）
第４条　目的外の利用及び第三者への提供を行ってはならない。ただし、法令等に基づく場合はこの限りではない。

（名簿管理責任者）
第５条　名簿管理責任者は事務局長とする。
　　２　名簿管理責任者は、この規程を事務局内に周知徹底するものとする。
　　３　名簿管理責任者は、作業を円滑に行うため、名簿作成作業責任者及び名簿作成作業者を指名するものとする。
　　４　名簿管理責任者は、新たに事務局役職員となった者に、この規程の教育及び研修を行うものとする。

（名簿作成作業責任者、名簿作成作業者）
第６条　名簿作成作業責任者は、名簿作成作業者を統括する。
　　２　名簿作成作業者は、名簿作成作業責任者の指示により名簿の追加、修正または削除を行う。

（最新情報の確保）
第７条 事務局は、名簿を正確かつ最新内容に保持するように努めなければならない。

（名簿の開示請求）
第８条　会員等は、所定の「同窓会名簿提供申請書」を事務局に提出のうえ、名簿の開示請求をすることができる。
　　２　事務局は、名簿の開示請求依頼者に対して、開示にかかる経費を請求することができる。
　　３　事務局は、「同窓会名簿提供申請書」を保管、管理する。

（電子データによる送信の禁止）
第９条　名簿は、電子データにより送信してはならない。

（名簿の安全管理）
第10条　名簿を記載した書類及び保存した記録媒体は、施錠した保管場所等に保管しなければならない。
　　２　事務局役職員は、不在の際は机上に名簿を放置してはならず、かつパーソナルコンピュータ等の情報機器のディスプレー上に名簿を表示したままにしてはならない。
　　３　名簿管理責任者は、名簿の情報システムに外部からアクセスできないように対策を講じなければならない。
　　４　事務局を退職した者は、保管している名簿等を名簿管理責任者に引き渡さなければならない。

（名簿の廃棄）
第11条　名簿を記録した書類等を廃棄する場合は、シュレッダーにより処理するものとする。
　　２　名簿を記載した書類が多量の場合は、一般廃棄物と区別し、特定の処理業者に廃棄処分を委託し、その廃棄証明を得なければならない。
　　３　名簿を保存した記録媒体を廃棄する場合は、再生不能にして処分するものとする。

（報告義務）
第12条　名簿が不正に利用された場合は、事務局役職員は遅滞なく名簿管理責任者に報告し、その指示を仰ぐものとする。

（監査）
第13条　監事は、名簿の管理が適正に行なわれているかどうかを監査するものとする。
　　２　監査は年１回以上行うものとする。
　　３　名簿管理責任者は、監査の結果を事務局内に周知し、改善策等を図るものとする。

（改定）
第14条　この規程は幹事会の議決をもって改定することができる。

　附則
この規程は平成１９年５月１９日制定